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Wie schreibe ich ausländischen Kunden eine Rechnung?


Vermutlich möchtest du auch ausländischen Kunden eine Rechnung schreiben. Dabei musst du allerdings einige Dinge beachten. Schon Österreich und die Schweiz mögen andere Ansprüche an ihr Rechnungswesen haben als Deutschland. Im EU In- und Ausland kann es dann nochmal eine Spur anders werden, nicht nur von der Sprache.

Grundsätzlich ändert sich die Standardvorlage in die richtige Sprache, je nachdem welche du individuell für deinen Kunden eingestellt hast. Wenn du also im Gebietsschema für einen Kunden Brasilien ausgewählt hast, ändert sich die Sprache der Standardvorlage auf Portugiesisch.

Nicht nur die Sprache ändert sich oft bei ausländischen Kunden, auch Steuern sind oft von Sonderregelungen betroffen. Unter „Einstellungen > Konfiguration > Steuern“ kannst du neben deinen Steuersätzen auch festlegen, welche Länder keine Steuer bezahlen müssen. Dies wird besonders beim Reverse-Charge-Verfahren interessant. Dabei hat nicht der leistende Unternehmer die Steuerlast zu tragen, sondern der Leistungsempfänger im Ausland.



Auszuweisen auf der Rechnung ist dann keine Umsatzsteuer, sondern nur der Nettobetrag, ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren (Siehe dazu auch Zusammenfassende Meldungsowie die UID-Nummer von Dir und des Empfängers.

In der Detailansicht der Kunden findest du unter „Bearbeiten > Einstellungen“ die nötigen Optionen für die Sprache, das Gebietsschema, etc.

Ausländischen Kunden eine Rechnung mit der eigenen Vorlage schreiben


Nutzt du nicht die Standardvorlage, sondern deine Eigene, so kannst du für jede Eventualität eine Vorlage einrichten. Wenn also absehbar ist, dass du englische und französische Kunden betreust, kannst du deine Vorlage in zweifacher Ausführung hochladen. Wenn du eine Rechnung abschließt, wählst du dann nur noch die korrekte Vorlage mit der richtigen Sprache aus.

Benutzerdefinierte Attribute verwenden


Benutzerdefinierte Attribute können dir bei speziellen Fällen viel Arbeit abnehmen. Bleiben wir bei dem Beispiel für das Reverse-Charge-Verfahren. Anstatt dir bei jeder Rechnung für einen bestimmten Kunden einen Text für das Reverse-Charge-Verfahren aus den Fingern zu ziehen, kannst du einmalig ein Benutzerdefiniertes Attribut anlegen.

Anlegen kannst du sie unter „Einstellungen > Konfiguration > Benutzerdefinierte Attribute“. Für unser Beispiel legen wir ein Kunden-Attribut an. Wir wählen „mehrzeiliger Text“ und nennen es „Reverse Charge“. In den Details eines jeden Kunden kannst du nun auf die Attribute zugreifen. Bei Kunden, bei denen das Reverse Charge greift, trägst Du deinen Wunschtext für die Anmerkung ein:

„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse Charge“

Nachdem wir bei allen notwendigen Kunden Entsprechendes eingetragen haben, gehen wir zurück zu „Einstellungen > Konfiguration > Benutzerdefinierte Attribute“. Hier finden wir den Platzhalter zu unserem Attribut in dem Format [Client.propertyXXXX]. Diesen Platzhalter kopierst du dann einfach in deine Anmerkung.


Der Effekt? Bei allen Kunden, für die du das Textfeld ausgefüllt hast, erscheint hier das Reverse-Charge-Verfahren. Hast du bei einem Kunden nichts eingefüllt, bleibt der Platzhalter leer; es passiert nichts. So kannst du auch das Reverse-Charge-Verfahren halbwegs automatisieren.

Natürlich lassen sich so auch andere Besonderheiten regeln. Falls du dazu eine Idee hast, es aber an der Umsetzung scheitert, kannst du uns gerne um Rat fragen.

 
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