Wie kann ich eine Abschlagsrechnung erstellen?

Wie erstelle ich am besten eine Abschlagsrechnung?

Unter einer Abschlagsrechnung versteht man die zwischenzeitliche Rechnung über einen Teilbetrag des endgültigen Gesamtbeitrags. Dies bietet sich bspw. bei größeren Projekten an, bei denen nicht nur am Ende der erbrachten Leistung ein großer Betrag gezahlt werden soll, sondern mehrere kleine Beträge zwischendurch. Da sich Abschlagsrechnungen in ihrem Aufbau nicht von ganz normalen, einfachen Rechnungen unterscheiden, gibt es bei Billomat keinen eigenen Dokumententyp für Abschlagsrechnungen. Sie lassen sich aber dennoch problemlos über Billomat abbilden.

Vor der kompletten Abrechnung eines Projekts, können beliebig viele Abschlagsrechnungen erstellt werden. Diese erstellst du wie ganz normale Rechnungen. Es empfiehlt sich über die Bezeichnungen aber einen Hinweis zu formulieren, bspw.: „Erste Abschlagsrechnung“, „zweite Abschlagsrechnung“, und so weiter. Dabei sollte man darauf achten, den Leistungszeitraum der erbrachten Leistung auch auf der Rechnung anzugeben. Die Formulierung einer konkreten Projektbeschreibung ist ebenfalls sinnvoll, d.h ein Hinweis auf den Gesamtauftragswert, sowie den Auftragswert der davon in dieser Abschlagsrechnung abgerechnet wird. So wird die Übersichtlichkeit gewahrt. Bei einer zweiten Abschlagsrechnung wird nach dem gleichen Schema verfahren, nur muss darauf geachtet werden, die bereits zuvor erhaltene Abschlagszahlung abzuziehen.

Ist das Projekt zu Ende und wurden alle Leistungen vollbracht, muss eine Schluss- bzw. Endrechnung gestellt werden – diese finale Rechnung bekommt eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer, genau wie sämtliche vorherigen Abschlagsrechnungen. In der abschließenden Rechnung muss der Gesamtrechnungsbetrag des Projekts angegeben werden. Alle zuvor erhaltenen Abschlagszahlungen müssen angegeben, inklusive Rechnungsnummer und Zahlungsdatum, und abgezogen werden. Einen Betrag zieht man ab, in dem bei der Erstellung der Rechnung einfach ein Minuszeichen vor den entsprechenden Betrag setzt. So können vom Gesamtbetrag die bereits geleisteten Anzahlungen abgezogen werden und es errechnet sich der Beitrag, den der Auftraggeber abschließend zu zahlen hat.

Du kannst Abschlagsrechnungen sowohl über die Standardvorlage abbilden, als auch über eigene Vorlagen. Bei Standardvorlagen lässt sich der Wortlaut „Rechnung“ allerdings nicht durch „Abschlagsrechnung“ ersetzen. In dem Fall empfiehlt sich ein Hinweis in den Anmerkungen oder der Einleitung. Nutzt du eine „eigene Vorlage“ wäre es ratsam, eigene individuelle Abschlags- und Endrechnungsvorlagen zu erstellen. Musst du eine solche Abschlags- oder Endrechnung erstellen, kannst du dann ganz bequem auf diese Vorlagen zurückgreifen.

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