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Wie kann man Eingangsrechnungen importieren und verwalten?


Eingangsrechnungen kannst du in Billomat per Inbox, Dropbox oder IMAP importieren.

Eingangsrechnungen erfassen:


Wenn du wissen möchtest, wie du Eingangsrechnungen mit Billomat erfassen kannst, dann schau mal in unseren Beitrag Eingangsrechnungen erfassen. Dort wird beschrieben, welche grundlegenden Möglichkeiten du für den Beleg-Upload von einzelnen Eingangsrechnungen hast.
In diesem Beitrag verraten wir dir weiterführende Möglichkeiten: 

  • Wie du dein Postfach an die Billomat Inbox anschließen kannst, um Eingangsrechnungen direkt in Billomat speichern zu lassen.

  • Wie du deine Eingangsrechnungen aus einem Ordner in deiner Dropbox oder Google Drive importieren kannst.

  • Wie du Eingangsrechnungen per IMAP aus deinem E-Mail-Postfach auslesen lassen kannst.



Eingangsrechnungen einfach importieren: Das eigene Postfach an die Billomat Inbox anschließen


Wenn deine Rechnungen sowieso schon in digitaler Form, also als PDF, vorliegen, kannst du einfach dein Postfach an die Billomat Inbox anschließen und Zeit sparen.

Wozu kann ich meine Inbox-Adresse verwenden?


Alle angehängten Dateien in E-Mails, die an deine Inbox-Adresse verschickt werden, landen automatisch in deiner Billomat Inbox. Du kannst also deine Dokumente z.B. über dein E-Mail-Programm ganz bequem an deine Inbox-Adresse weiterleiten.

Wie kann ich meine Inbox-Adresse anlegen?



  • Navigiere zu Inbox-Dokumente > E-Mail-Inbox

  • Kopiere dort die Adresse, indem du auf das Link-Symbol rechts neben der Adresse klickst.


inbox-adresse

Wie kann ich Dokumente aus meiner Inbox erfassen?



  • Unter Inbox-Dokumente > Inhalt findest du deine importierten Dokumente.

  • Wähle das gewünschte aus.

  • Wähle nun wie gewohnt einen Lieferanten, ergänze gegebenenfalls Angaben und klicke auf Speichern.


Alternative: Eingangsrechnungen aus der eigenen Cloud


 

  • Alternativ kannst du deine Rechnungen auch in die Dropbox oder in Google Drive hochladen, in denen du die Möglichkeit hast, einen Ordner speziell für deine Eingangsrechnungen anzulegen und zu verknüpfen.

  • Genauso kann Billomat aber auch dein IMAP-Postfach durchsuchen und alle Anhänge in die Inbox ziehen.


Wenn nun ein Dokument, auf welchem Weg auch immer, in deine Inbox gelangt ist, benachrichtigt dich Billomat auf zwei Wege:

  • Zum einen kannst du dir ein Inbox-Widget im Dashboard hinzufügen, welches dir anzeigt, ob und wie viele Eingangsrechnungen in der Inbox sind.

  • Ansonsten sagt dir Billomat direkt bei den Eingangsrechnungen, wie viele Dokumente in deiner Inbox liegen und darauf warten verarbeitet zu werden.

  • Nach dem Klick auf Jetzt zuweisen wählt man noch den Lieferanten aus und trägt die Rechnungsdetails (manuell oder automatisch) ein.


Eingangsrechnungen per IMAP aus deinem E-Mail-Postfach auslesen lassen


Du kannst über IMAP auch dein E-Mail-Postfach auslesen lassen, sodass völlig automatisiert deine Eingangsrechnungen, die du von deinen Lieferanten erhältst, in die Inbox-Dokumente geladen werden. Ausgehend von diesem Punkt kannst du nun ganz einfach die ausgelesene Rechnung zu einer Eingangsrechnung weiterverarbeiten.
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