Wie kann ich eigene Vorlagen erstellen und nutzen?

Wie erstelle ich meine eigenen Vorlagen?

Oft steht man vor dem Problem, das die Standardvorlage nicht den eigenen Vorstellungen entspricht. Sie ist eben ein Standard. Für diese Fälle gibt es bei Billomat die Möglichkeit, seine eigene, individuelle Vorlage zu erstellen. Wie das geht, erfährst du hier.

Zu erst benötigst du ein Textverarbeitungsprogramm, wie zum Beispiel Microsoft Word oder eine vergleichbare Software. Damit kannst du anfangen dir deine eigene Rechnung zu erstellen. Aller Anfang ist schwer, weshalb wir dir Mustervorlagen im Wordformat bereit gestellt haben. Diese findest du hier.
Vorlagen können in den Formaten .doc .docx und .rtf erstellt werden.

Kopfzeile der Rechnung

Es stellt sich die Frage, ob du deine Rechnung auf Rechnungspapier drucken möchtest oder ob der Hintergrund schon mit auf der Rechnung sein soll, damit du deine Rechnung auf ein blankes Blatt drucken kannst. Je nach dem solltest du also dein Logo in die Kopfzeile einbauen und eventuell auch schon einige Daten deiner Firma eintragen.

Platzhalter

Platzhalter sind Serientextfelder, die bei der Erstellung des PDFs durch ihre jeweiligen Werte und Inhalte ersetzt werden. Beispiel: Der Platzhalter für das Rechnungsdatum lautet [Invoice.date] und wird durch das Rechnungsdatum ersetzt. Somit nehmen Platzhalter dir einen großen Anteil von deiner Arbeit ab. Ohne sie müsstest du jeden einzelnen Wert für jede Rechnung selbst eintragen.

Aber wie fügst du einen Platzhalter ein? Bei Word funktioniert das, indem du oben in der Aktionsleite auf „Einfügen“ klickst und rechts die Option “Schnellbaustein > Feld” auswählst.

Mit Billomat eigene Vorlagen nutzen

Darauf hin öffnet sich ein neues Fenster, in dem du links die Option MergeField auswählst und dann in der Mitte den Namen des Platzhalters einträgst. Wichtig ist dabei, dass der Platzhalter in eckigen Klammern steht, keine Leerzeichen eingebaut werden können und der erste Buchstabe groß ist. Mit dem Klick auf „OK“ wird der Platzhalter an der letzten Cursor-Position eingefügt.

Platzhalter für deine Billomat-Vorlage mit Word einfügen

Wenn der Platzhalter nun verändert werden soll, reicht es nicht diesen oberflächlich zu verändern. Daher muss ein Rechtsklick auf den Platzhalter gemacht werden, dann die Option “Feld bearbeiten” ausgewählt werden und schließlich der neue Platzhaltername in der Fenstermitte eingetragen werden.

Eine Übersicht über alle Platzhalter findest du hier.

Textmarken

Textmarken bilden Blöcke innerhalb eines Dokuments, welcher je nach Menge der Daten wiederholt wird. Konkret heißt das, dass du den Platzhalter [InvoiceItem.title] nicht für jeden Artikel neu einfügen musst, sondern nur einmal innerhalb des Blocks. Der Block kopiert den Platzhalter dann, je nach dem wie viele Artikel eingegeben wurden.

Blöcke werden durch Textmarken begrenzt. Dabei kommt es darauf an, wie diese benannt sind. Das folgt immer dem gleichen Schema [markertype]_[blockname]. So beginnt der Block für Rechnungspositionen immer mit der Textmarke blockStart_InvoiceItems, die komplementäre Textmarke am Ende des Blocks heißt dann blockEnd_InvoiceItems.

Je nach Dokumententyp ändert sich auch der Name der Textmarken. Die Namen findest du bei den Platzhaltern in der Hilfe.

Textmarken erstellst du, indem du unter “Einfügen” auf “Textmarken” klickst.

2016-05-09 10_45_52-Wie erstelle ich meine eigene Vorlage_.docx [Kompatibilitätsmodus] - Word

Danach gibst du noch den Namen der Textmarke in das Feld “Textmarkenname” ein und drückst auf “Hinzufügen”.

2016-05-09 10_50_32-Textmarke

Wahrscheinlich siehst du jetzt genau nichts. Warum? Weil Textmarken nicht automatisch angezeigt werden. Du kannst sie dir unter “Datei > Optionen > Erweitert > Dokumenteninhalt anzeigen” anzeigen lassen.

Bilder und Grafiken in den Vorlagen

In die Vorlage können folgende Bildformate eingefügt und verarbeitet werden: BMP, TIF, WMF, JPG, PNG und GIF. Bitte möglichst RGB-Grafiken verwenden (kein CMYK).
Wichtig: Bilder sollten im Dokument eingebettet werden. Das bedeutet, die Bilder dürfen nicht verknüpft werden, sondern müssen wirklich mit im Dokument gespeichert (eingebettet) werden. Bei einer Verknüpfung wird nur eine Referenz auf die Bilddatei auf der Festplatte gespeichert und die geht dann beim Upload der Vorlage in Billomat leider verloren.

Überlappende Objekte sind grundsätzlich nicht möglich. Das bedeutet z.B. dass Texte nicht über Bildern platziert werden können. Daraus folgt, dass die Verwendung von Hintergrundbildern leider nicht möglich ist.

Schriftarten/Fonts

Es können nur die Schriftarten verwendet werden, die auf dem Server installiert sind. Das sind:

Aharoni, Aldhabi, Andalus, Angsana New, AngsanaUPC, Aparajita, Arabic Typesetting, Arial, Arial Black, Batang, BatangChe, Browallia New, BrowalliaUPC, Calibri, Calibri Light, Cambria, Cambria Math, Candara, Century Gothic, Comic Sans MS, Consolas, Constantia, Corbel, Cordia New, CordiaUPC, Courier, Courier New, DaunPenh, David, DFKai-SB, DilleniaUPC, DIN, DIN-Bold, DIN-Light, DIN-Regular, DokChampa, Dotum, DotumChe, Ebrima, Estrangelo Edessa, EucrosiaUPC, Euphemia, FangSong, Fixedsys, Franklin Gothic Medium, FrankRuehl, FreesiaUPC, Gabriola, Gadugi, Gautami, Georgia, Gisha, Gulim, GulimChe, Gungsuh, GungsuhChe, Impact, IrisUPC, Iskoola Pota, JasmineUPC, KaiTi, Kalinga, Kartika, Khmer UI, KodchiangUPC, Kokila, Lao UI, Latha, Leelawadee, Levenim MT, LilyUPC, Lucida Console, Lucida Sans Unicode, Malgun Gothic, Mangal, Marlett, Meiryo, Meiryo UI, Microsoft Himalaya, Microsoft JhengHei, Microsoft JhengHei UI, Microsoft New Tai Lue, Microsoft PhagsPa, Microsoft Sans Serif, Microsoft Tai Le, Microsoft Uighur, Microsoft YaHei, Microsoft YaHei UI, Microsoft Yi Baiti, MingLiU, MingLiU_HKSCS, MingLiU_HKSCS-ExtB, MingLiU-ExtB, Miriam, Miriam Fixed, Mongolian Baiti, MoolBoran, MS Gothic, MS Mincho, MS PGothic, MS PMincho, MS Sans Serif, MS Serif, MS UI Gothic, MV Boli, Myanmar Text, Narkisim, Nirmala UI, NSimSun, Nyala, Palatino Linotype, Plantagenet Cherokee, PMingLiU, PMingLiU-ExtB, Raavi, Rod, Sakkal Majalla, Segoe Print, Segoe Script, Segoe UI, Segoe UI Light, Segoe UI Semibold, Segoe UI Semilight, Segoe UI Symbol, Shonar Bangla, Shruti, SimHei, Simplified Arabic, Simplified Arabic Fixed, SimSun, SimSun-ExtB, Small Fonts, Sylfaen, Symbol, System, Tahoma, Terminal, Times New Roman, Traditional Arabic, Trebuchet MS, Tunga, Urdu Typesetting, Utsaah, Vani, Verdana, Vijaya, Vrinda, Webdings, Wingdings

Vorerst können keine zusätzlichen Schriftarten installiert werden, insbesondere spezielle Hausschriften.

Bedingungen

Es können in Word auch Texte in Abhängigkeit von Platzhalter-Werten ausgegeben werden. Dafür kann das IF-Feld genutzt werden. Bedingungen werden auch über Platzhalter erstellt aber nicht über das Format MergeField, sondern über IF. Dies ist beim Erstellen des Platzhalters zu berücksichtigen.

2016-05-09 10_54_34-Feld

Beispiel:
{ IF [Invoice.payment_types] = „Überweisung“ „Bitte überweisen“ „Nicht überweisen“}
Erklärung:
Wenn die Zahlart der Rechnung (Hier angesprochen über [Invoice.payment_types]) „Überweisung“ ist, dann gebe den Text „Bitte überweisen“ aus, ansonsten „Nicht überweisen“.
Hinweis:
Platzhalter können nur in der Bedingung enthalten sein, nicht in den ausgegebenen Werten. Dort werden nur Texte akzeptiert.

Fußzeile

In der Fußzeile können nun noch beliebige Informationen zu deiner Firma eingefügt werden. So ist es zum Beispiel gängig dort Bankverbindung, Steuernummern und die Anschrift auszuweisen, auch wenn einiges bereits erwähnt wurde.

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